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設備檔案信息管理系統

設備檔案信息管理系統

一、系統目標

設備檔案信息管理系統V3.0,主要解決電視臺、廣播電臺、電力公司等擁有大量設備單位的設備檔案管理、設備的借還管理、設備的維修管理和設備的報廢管理等,并實現設備的網上檢索、借用申請、借用審批,真正實現設備管理的無紙化辦公。

設備信息管理系統V3.0是一個小型化的局域網,可以和現有的網絡系統對接。該系統在體系結構上采用目前流行的TCP/IP網絡結構,數據庫采用MS SQL Server系列(也可以連接Oracle、Sybase、Informix等其它類型的數據庫系統),數據庫系統也可以使用電視臺自己已有的數據庫系統,不需要單獨安裝。

系統工作模式采用多層結構的工作模式,設置數據庫服務器和應用程序服務器,以實現快速的數據庫存取和應用程序的執行。系統采用C/S和B/S相結合的工作模式,提高了系統操作的靈活性、安全性和方便性。管理層可以使用C/S程序對系統數據進行深層次的維護和權限設定,充分保證系統數據的安全;普通用戶只是使用瀏覽器訪問系統,普通用戶端不需要安裝任何程序,只需要瀏覽器就可以訪問系統數據,這樣,系統的維護就非常地方便和靈活。

在本系統中,對設備和操作用戶都實行條形碼管理,使用戶和設備通過條形碼區分其唯一性。用戶的身份識別也支持其它方式,如:指紋識別、IC卡識別、RFID無線身份識別等。

二、系統功能介紹

2.1 設備檔案管理

對設備的檔案信息進行管理。對需要管理的設備建立數據庫檔案,需要記錄的信息如下:

條形碼、品牌型號、規格名稱、系列號、功能說明、類別、設備附件(以設備來管理)、放置地點、使用年限、單位、購進價格、購進日期、技術資料(產品說明書圖像或簡單的文字說明)、庫存狀態、領用人、領用時間、代理公司。

設備小的附件以備注的形式說明,提供附件的列表選擇。

代理公司需要專門建立檔案,存儲代理公司的公司名稱、公司地址、聯系人、傳真、電話、Email、網址。

系統提供設備檔案查詢功能,任意檢索字段都可以作為檢索入口,檢索條件之間可以進行邏輯運算或進行二次檢索,檢索結果可以打印輸出或輸出到Excel文檔中。

2.2 設備維修管理

對設備的維修情況進行管理。系統記錄如下信息:設備條形碼、送修日期、送修單位、隨機附件、完修日期、保修期限(保修期內、保修期外、返修、出差維修)、維修部位、維修費用、更換新零件及零件價格、報檢故障現象、實際故障現象、維修人、經辦人、備注、取走用戶、取走日期。

系統提供維修記錄查詢功能,可以按照設備條形碼、送修日期、維修人、送修單位、經辦人查詢維修記錄。

對查詢結果,可以統計設備的維修費用并打印維修記錄清單。

2.3 設備報廢管理

對設備的報廢進行管理。系統記錄如下信息:設備條形碼、報廢日期、報廢原因、審核人(5-6人)。

系統提供報廢記錄查詢功能,可以按照設備條形碼、報廢日期、審報人、審核人、審批者、審批文號查詢設備報廢記錄。

2.4 設備零配件管理

對維修設備時常用的設備零配件進行管理。設備零配件的描述信息有:機型、零件號、零件名、單價、進數量、出數量、進日期、出日期、領用人、備注。

系統提供按零件號碼、機型、領用人檢索條件進行檢索的入口。

提供零配件的進庫和出庫的查詢和庫存量統計。

2.5 設備借還管理

對設備的借出、歸還進行管理。

2.5.1設備借用管理

對設備的借用進行記錄。系統記錄如下信息:

借用日期、借用人工作證號、設備條形碼、附件(可選擇輸入)、制表人、節目名稱、預還日期。提供查詢和統計功能,按照借用日期、借用人、制表人、經手人查詢設備借用記錄并統計設備的借用頻率。

在輸入借用設備時,有兩種輸入方式:

1 直接輸入借用設備的條形碼。

2 篩選出某些設備,選擇錄入。

2.5.2設備歸還管理

對設備的歸還進行記錄。歸還時,可通過借用人、節目名、設備條形碼調出借用記錄,實現歸還,可歸還部分設備,余下的設備轉去做其他的節目。系統記錄如下信息:

歸還日期、歸還人工作證號、借用人工作證號、設備條形碼、經手人。提供查詢和統計功能,按照歸還日期、歸還人、借用人、設備條形碼、經手人查詢設備歸還記錄并統計設備的歸還數量。

2.5.3設備借用統計

按設備的借用天數或次數,統計設備的使用頻度,給出直方圖、餡餅圖、折線圖的圖表分析。

2.6 設備技術資料管理

對設備的技術資料進行管理。當用戶檢索到該設備時,可以直接在網上閱讀該設備的技術資料。主要記錄如下信息:

資料名、技術資料條形碼、相應設備的編號及條形碼、資料類型(圖片、文字、錄象)、資料內容提要、主題詞、攝影圖片、資料存放位置、借用記錄、備注等

提供查詢和統計功能,所有描述項都可以查詢設備的技術資料內容并進行相應的統計和打印。

2.7 設備檢測管理

對需要定期檢測的設備記錄檢測結果。檢測結果有:設備條形碼、檢測日期、檢測人、檢測結果(文字描述)。 對檢測記錄提供統計、檢索、打印功能。

2.8 設備遷移管理

指設備從一個存放地移動到另一存放地,在設備檔案中修改設備當前的存放位置,同時記錄設備的遷移情況。 設備的遷移記錄同設備的借用記錄。

2.9 機房管理

對用戶可使用的機房進行管理。主要記錄:機房名稱(和設備檔案中的設備存放位置相連接)、機房圖片、機房工程圖片、機房工作人員的工號(和用戶管理中的用戶相連接)、機房使用價格(每小時費用)。提供機房信息的編輯、維護功能。機房的所有圖片能直接掃描輸入電腦,提供圖像的編輯功能,直接支持掃描儀。

2.10 用戶管理

對使用系統的操作用戶進行管理。主要記錄用戶的如下信息:

用戶條形碼、登錄名、登錄口令、用戶名、所屬部門、用戶電話、擁有權限。用戶狀態(在工作、已離臺等)??梢詾椴煌挠脩舴峙洳煌臋嘞?,使其擁有不同的使用功能,只有系統管理員才可以改變用戶的權限。

2.11 設備的網上借用和審批

用戶可以使用瀏覽器檢索設備并提出使用設備預約,如果用戶的預約時間已經被其它的用戶提前預約,則用戶不能預約該時間或該設備。網上設備預約界面如圖2.11.1所示。

用戶已經預約的設備需要具有審批權限的領導審批后,預約申請才發送到設備庫房的管理界面,這樣,設備庫房的管理人員就可以看到每個用戶發送過來的設備領用申請,為不同時間使用的用戶準備這些設備就可以,設備借出后,用戶的借用記錄直接進入借用記錄庫,便于以后數據查詢。

設備借用的審批權限按部門劃分,一個部門的審批請求只有具有授權的用戶才能處理,當然,系統可以授權某用戶能夠審批一個或多個部門的審批請求。


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